Distracciones en el trabajo: causas habituales, riesgos para la seguridad y cómo reducirlas

A menudo hablamos de las distracciones en el trabajo como un problema de productividad. Alguien consulta un mensaje, pierde la concentración y tarda más en terminar una tarea. Pero en un almacén, en una cadena de producción o al volante, las consecuencias pueden ser mucho más graves. Unos pocos segundos de falta de atención pueden suponer pasar por alto una señal de advertencia, interponerse en la trayectoria de un vehículo o no darse cuenta de que las condiciones han cambiado.

Los teléfonos son una fuente evidente de preocupación, pero solo son una parte del problema. Los correos electrónicos, las notificaciones de chat, el ruido, las interrupciones, el cansancio, el estrés y la multitarea pueden desviar la atención del trabajo. Entonces, ¿cuáles son las distracciones más habituales, por qué son importantes para la seguridad y qué pueden hacer las organizaciones al respecto?

¿Cuáles son las distracciones más habituales en el trabajo?

Piensa en cuántas veces te distraes durante una jornada laboral normal. A veces, la distracción es evidente, como una notificación del móvil o un compañero que te hace una pregunta. Otras veces, proviene de tu interior, como el cansancio, la frustración o la preocupación por algo ajeno al trabajo. Algunos ejemplos habituales son:

• Teléfonos inteligentes, llamadas y notificaciones
• Redes sociales y navegación personal
• Correos electrónicos, herramientas de mensajería y aplicaciones de chat
• Ruido, alarmas y actividad en los alrededores
• Las interrupciones de los compañeros y las reuniones innecesarias
• Intentar hacer varias cosas a la vez
• Fatiga, estrés y falta de tiempo
• Espacios de trabajo mal diseñados o flujos de trabajo poco claros

Por supuesto, las consecuencias no son las mismas en todos los trabajos. Una conversación inesperada puede limitarse a ralentizar una tarea administrativa. Pero si ocurre mientras alguien está aislando un equipo, conduciendo una carretilla elevadora o trabajando en altura, esa misma interrupción puede suponer un peligro inmediato.

Es evidente que las distracciones en el lugar de trabajo son habituales, aunque la mayoría de los datos disponibles se centren en la productividad más que en la seguridad. En una encuesta realizada en Estados Unidos en 2024, el 80 % de los empleados afirmó que no podía pasar una hora sin distraerse, mientras que el 59 % sufría interrupciones cada 30 minutos o menos. Otra encuesta reveló que los empresarios consideraban que los teléfonos y los mensajes de texto eran los principales obstáculos para la productividad, seguidos del uso de Internet, los chismes y las redes sociales.^(1),(2)

Por supuesto, estas son las opiniones de los empresarios sobre la pérdida de productividad. No demuestran que los teléfonos sean la causa principal de los incidentes de seguridad en todos los lugares de trabajo. Las distracciones más importantes dependerán de la tarea, el entorno y las personas que realizan el trabajo.

Por qué las distracciones en el lugar de trabajo son un problema de seguridad, y no solo un problema de productividad

La capacidad de atención que tenemos en un momento dado es limitada. Si una parte de ella se desvía hacia una notificación, una conversación o una preocupación, nos queda menos para la tarea que tenemos entre manos. Esto es importante en cualquier puesto, pero el resultado puede ser muy diferente cuando el trabajo conlleva un alto riesgo.

La distracción puede afectar a:

• Reconocimiento de riesgos en una obra
• Funcionamiento de la maquinaria y controles de calidad en la fabricación
• Concienciación sobre los peatones en almacenes y centros logísticos
• Control de vehículos en el sector del transporte
• Comunicación durante el mantenimiento o el aislamiento energético
• Control de la medicación y seguimiento de los pacientes en el ámbito sanitario

Y no siempre es la persona distraída la que sufre las consecuencias. Un breve lapsus de atención también puede poner en peligro a compañeros de trabajo, contratistas, pacientes, usuarios de la vía pública o ciudadanos en general. La investigación en el ámbito sanitario nos ofrece un buen ejemplo. En un estudio observacional realizado con 98 enfermeras que administraban medicación en dos hospitales australianos, cada interrupción se asoció a un aumento del 12,1 % en los fallos de procedimiento y a un aumento del 12,7 % en los errores clínicos.^{(3) Estas} cifras se refieren específicamente a la administración de medicación, por lo que no pueden aplicarse a todos los lugares de trabajo. Sin embargo, muestran lo que puede suceder cuando una tarea depende de la atención, la precisión y de hacer las cosas en el orden correcto.

La distracción tampoco suele producirse por sí sola. Si a ella se suman las prisas, el cansancio, la frustración o la complacencia, el riesgo aumenta. Así es como una interrupción cotidiana puede contribuir a que se produzca un error grave.

Cómo la distracción causada por el móvil aumenta el riesgo en el lugar de trabajo

Entonces, ¿por qué centrarse en los teléfonos móviles? Porque un dispositivo tan pequeño reúne varias fuentes de distracción: llamadas, mensajes, redes sociales, noticias y notificaciones de aplicaciones. Mirar el móvil puede convertirse en algo casi automático, incluso cuando no hay una razón real para hacerlo. Pero el teléfono en sí mismo no es necesariamente el problema. Los trabajadores de primera línea pueden necesitarlo para recibir instrucciones, realizar inspecciones, elaborar informes, mantener contacto con trabajadores que están solos o comunicarse en caso de emergencia. La verdadera pregunta es cuándo, dónde y cómo se utiliza.

Entre los ejemplos de uso inseguro se incluyen:

• Leer un mensaje mientras se camina por un almacén
• Mirar una pantalla cerca de maquinaria en movimiento
• Hacer una llamada mientras se conduce o se maneja maquinaria móvil
• Hacer una fotografía sin situarse primero en un lugar seguro
• No percibir una indicación verbal, una alarma o un cambio en las condiciones

Distracción cognitiva: por qué echar un vistazo al móvil nunca es solo un segundo

Es fácil pensar: «Solo lo miré un segundo». Pero consultar una notificación obliga a tu cerebro a cambiar de un tema a otro. Volver a la tarea no significa que hayas recuperado toda tu atención. Es posible que una parte de tu mente siga procesando el mensaje, pensando en una respuesta o intentando recordar dónde te habías quedado. A esto se le suele llamar «residuo de atención». En pocas palabras, tienes que reconstruir el panorama: ¿Qué estaba haciendo? ¿Qué ha cambiado? ¿Qué viene ahora?

Un estudio sobre el lugar de trabajo dirigido por Gloria Mark pone esto de manifiesto. Se descubrió que el 81,9 % de las tareas interrumpidas se reanudaban ese mismo día, pero que las personas tardaban una media de 23 minutos y 15 segundos en volver a la tarea original.⁽⁴⁾ Eso no significa que no hicieran nada durante 23 minutos. A menudo realizaban otras dos tareas antes de volver, lo que generaba aún más cambios de tarea y más posibilidades de perder el hilo de dónde se habían quedado. En trabajos en los que la seguridad es fundamental, esa transición es importante. Un control omitido o una reacción tardía pueden bastar para romper la secuencia segura de una tarea.

Riesgo físico: teléfonos y entornos de trabajo de alto riesgo

Para algunas tareas, es necesario que los ojos, las manos y la mente estén concentrados en lo que se está haciendo. El uso del teléfono resulta especialmente peligroso cuando alguien:

• Conducir por motivos de trabajo
• Manejo de maquinaria o equipos móviles
• Trabajos en altura
• Manejo de herramientas o materiales peligrosos
• Desplazarse por zonas compartidas por vehículos y peatones
• Trabajar cerca de sistemas en funcionamiento, cargas suspendidas o maquinaria pesada

Conducir es el ejemplo más claro. El NIOSH recomienda que las empresas prohíban cualquier uso del teléfono, incluido el uso con manos libres, mientras los trabajadores conducen vehículos de la empresa. También aconseja a los trabajadores que se detengan en un lugar seguro antes de consultar una ruta, enviar un mensaje de texto o realizar una llamada.^{(7) La Agencia de} Salud y Seguridad del Reino Unido (Health and Safety Executive) también advierte de que las llamadas con manos libres pueden aumentar el riesgo de colisión.⁽⁸⁾

Cómo pueden las organizaciones reducir las distracciones en el trabajo

Nadie puede mantener la concentración a la perfección durante todo un turno. Ese no es un objetivo realista. Un enfoque más adecuado consiste en identificar los momentos en los que una distracción podría causar graves problemas y, a continuación, organizar el trabajo y crear hábitos que protejan la atención cuando más importa.

Empieza con esta lista de comprobación para reducir las distracciones en el trabajo:

• Identifica las tareas y los lugares en los que una falta de atención podría provocar daños.
• Revisa las normas sobre el uso del teléfono con las personas que realizan el trabajo.
• Establece zonas en las que esté prohibido el uso del móvil, debidamente señalizadas, cuando sea oportuno.
• Proporciona lugares seguros o momentos específicos para la comunicación esencial.
• Reduce las alertas, los mensajes y las alarmas que se solapan innecesariamente.
• Formar a los supervisores para que den ejemplo del comportamiento esperado.
• Incluir las distracciones en las sesiones informativas y en las evaluaciones de riesgos de las tareas.
• Fomenta la notificación de los incidentes sin consecuencias graves relacionados con distracciones.
• Analiza los datos de los incidentes para detectar patrones de interrupciones, fatiga y cambio de tareas.
• Refuerza los hábitos de seguridad con regularidad, no solo después de un incidente.

Y no te fijes solo en los móviles personales de los trabajadores. Las organizaciones también generan distracciones. Prohibir el uso del móvil no solucionará el problema de las prioridades poco claras, el exceso de comunicaciones por radio, los mensajes inoportunos o los supervisores que interrumpen a los trabajadores mientras realizan tareas críticas.

Establece una política clara sobre el uso de teléfonos móviles para los equipos de primera línea

«Utilizar los teléfonos de forma responsable» suena razonable, pero ¿qué significa realmente durante un turno ajetreado? Una política sobre el uso de los teléfonos móviles que resulte útil debe ser lo suficientemente específica como para orientar una decisión concreta. Debería explicar:

• Cuándo se pueden utilizar los teléfonos personales y de trabajo
• ¿En qué tareas y áreas es necesario guardar los teléfonos?
• Lugares en los que los trabajadores pueden detenerse con seguridad para comprobar un dispositivo
• Cómo se gestionarán las comunicaciones en situaciones de emergencia y para trabajadores aislados
• Las normas para la conducción y el manejo de maquinaria
• Cómo deben actuar los supervisores ante un uso inseguro
• Cómo se aplican las normas a los contratistas y a los visitantes

Las normas también deben aplicarse en ambos sentidos. Si los responsables llaman a sus empleados mientras conducen o esperan respuestas inmediatas durante tareas críticas, la política perderá rápidamente su credibilidad.

Utiliza la tecnología para fomentar hábitos seguros, no solo para limitar el uso de los móviles

Hablar del aprendizaje móvil justo después de haber advertido sobre las distracciones que provocan los teléfonos puede parecer un poco contradictorio. Pero la diferencia radica en cuándo y cómo se utiliza el teléfono. Supone un riesgo cuando desvía la atención de una tarea fundamental para la seguridad. Si se utiliza antes de un turno, durante una formación programada o en una zona de descanso segura, puede favorecer el aprendizaje y reforzar hábitos más seguros.

Las actividades formativas breves y los recordatorios sobre seguridad deben ofrecerse siempre en momentos seguros y adecuados. Nunca se debe animar a los trabajadores a interactuar con un dispositivo mientras caminan, conducen o realizan una tarea crítica.

Por qué es más importante adoptar hábitos más seguros que recibir una formación puntual en materia de seguridad

La formación inicial y la formación anual pueden explicar las normas. Pero, ¿alguien recordará esa diapositiva seis meses después, en medio de un turno ajetreado? La distracción suele ser habitual. La gente coge el móvil sin decidirlo conscientemente porque ha repetido esa acción miles de veces. Es poco probable que una sola presentación cambie un patrón tan arraigado. Las personas necesitan oportunidades periódicas para darse cuenta del riesgo, practicar una respuesta más segura y relacionarla con su trabajo diario.

Del cumplimiento normativo al acto reflejo: el objetivo de la formación moderna en materia de seguridad

Una cosa es saber que está prohibido utilizar el móvil cerca de la maquinaria. Y otra muy distinta es desplazarse automáticamente a una zona segura antes de mirarlo. Esa brecha entre saberlo y hacerlo es donde los hábitos cobran importancia. La respuesta debe ser lo suficientemente sencilla como para ponerla en práctica en el momento: darte cuenta de la necesidad de mirar el móvil, hacer una pausa, desplazarte a un lugar seguro y solo entonces utilizar el dispositivo.

Lo mismo se aplica a las distracciones que no podemos eliminar sin más. Cuando las personas aprenden a darse cuenta de que las prisas, el cansancio o la frustración están afectando a su atención, tienen la oportunidad de hacer algo antes de que se produzca un error.

El papel del microaprendizaje y el refuerzo diario

Aquí es donde el microaprendizaje puede resultar útil. Convierte un tema en actividades breves y específicas que las personas repasan a lo largo del tiempo. En lugar de limitarse a decir «evita las distracciones», una actividad podría pedir a alguien que identifique el lugar más seguro para contestar una llamada o que piense en alguna ocasión en la que una interrupción le hiciera saltarse un paso. No sustituye a la evaluación de riesgos, a los sistemas de trabajo seguros ni a la supervisión. Ayuda a las personas a poner en práctica esos controles de forma más sistemática.

Cómo YOUFactors ayuda a los equipos a convertir la concienciación sobre la seguridad en acciones cotidianas

Para eso se ha diseñado YOUFactors. Entre una sesión de formación formal y otra, la aplicación utiliza el aprendizaje gamificado, módulos breves, estímulos conductuales y actividades prácticas para mantener activas las habilidades relacionadas con los factores humanos y la seguridad. Los usuarios aprenden a reconocer los estados que pueden aumentar el riesgo de cometer errores críticos —como las prisas, la frustración, la fatiga y la complacencia— y, a continuación, practican formas sencillas de gestionarlos en situaciones cotidianas.

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