Distrações no trabalho: causas comuns, riscos à segurança e como reduzi-las

Costumamos falar das distrações no trabalho como um problema de produtividade. Alguém verifica uma mensagem, perde o foco e demora mais para concluir uma tarefa. Mas em um depósito, em uma linha de produção ou ao volante, as consequências podem ser muito mais graves. Alguns segundos de falta de atenção podem significar não perceber um sinal de alerta, entrar na trajetória de um veículo ou não perceber que as condições mudaram.

Os celulares são uma preocupação óbvia, mas representam apenas uma parte do quadro. E-mails, notificações de chat, ruídos, interrupções, cansaço, estresse e a realização simultânea de várias tarefas podem desviar a atenção do trabalho. Então, quais são as distrações mais comuns, por que elas são importantes para a segurança e o que as organizações podem fazer a respeito?

Quais são as distrações mais comuns no trabalho?

Pense em quantas vezes sua atenção é desviada durante um dia normal de trabalho. Às vezes, a distração é óbvia, como um alerta no celular ou um colega fazendo uma pergunta. Outras vezes, ela vem de dentro, como cansaço, frustração ou preocupação com algo fora do trabalho. Exemplos comuns incluem:

• Smartphones, chamadas e notificações
• Redes sociais e navegação pessoal
• E-mails, ferramentas de mensagens e aplicativos de bate-papo
• Ruídos, alarmes e movimentação na área ao redor
• Interrupções de colegas e reuniões desnecessárias
• Tentar realizar várias tarefas ao mesmo tempo
• Fadiga, estresse e pressão de tempo
• Áreas de trabalho mal projetadas ou fluxos de trabalho pouco claros

É claro que as consequências não são as mesmas em todas as funções. Uma conversa inesperada pode simplesmente atrasar um trabalho administrativo. Mas, se isso ocorrer enquanto alguém estiver isolando equipamentos, dirigindo uma empilhadeira ou trabalhando em altura, essa mesma interrupção pode representar um risco imediato.

As distrações no local de trabalho são claramente comuns, mesmo que a maioria dos dados disponíveis se concentre na produtividade, e não na segurança. Em uma pesquisa realizada nos EUA em 2024, 80% dos funcionários afirmaram que não conseguiam passar uma hora sem se distrair, enquanto 59% sofriam interrupções a cada 30 minutos ou menos. Outra pesquisa revelou que os empregadores consideravam os celulares e as mensagens de texto os maiores inimigos da produtividade, seguidos pelo uso da internet, fofocas e redes sociais.^(1),(2)

É claro que essas são as opiniões dos empregadores sobre a perda de produtividade. Elas não comprovam que os celulares sejam a principal causa de incidentes de segurança em todos os locais de trabalho. As distrações mais significativas dependerão da tarefa, do ambiente e das pessoas que estão realizando o trabalho.

Por que as distrações no local de trabalho são uma questão de segurança, e não apenas um problema de produtividade

A nossa capacidade de atenção é limitada em um determinado momento. Se parte dela for desviada para uma notificação, uma conversa ou uma preocupação, resta menos atenção para a tarefa que temos diante de nós. Isso é importante em qualquer função, mas o resultado pode ser bem diferente quando o trabalho envolve alto risco.

A distração pode afetar:

• Reconhecimento de riscos em um canteiro de obras
• Operação de máquinas e verificações de qualidade na produção
• Atenção aos pedestres em armazéns e centros de logística
• Controle de veículos no setor de transporte
• Comunicação durante a manutenção ou o isolamento energético
• Verificação de medicamentos e monitoramento de pacientes na área da saúde

E nem sempre é a pessoa distraída que arca com as consequências. Um breve lapso de atenção também pode colocar em risco colegas, prestadores de serviços, pacientes, usuários das vias públicas ou membros da população em geral. A pesquisa na área da saúde nos oferece um bom exemplo. Em um estudo observacional com 98 enfermeiras que administravam medicamentos em dois hospitais australianos, cada interrupção foi associada a um aumento de 12,1% nas falhas procedimentais e a um aumento de 12,7% nos erros clínicos.^{(3) Esses} números são específicos à administração de medicamentos, portanto, não podem ser aplicados a todos os locais de trabalho. Mas eles mostram o que pode acontecer quando uma tarefa depende de atenção, precisão e de fazer as coisas na ordem correta.

A distração também raramente ocorre por si só. Acrescente a isso a pressa, o cansaço, a frustração ou a complacência, e o risco aumenta. É assim que uma interrupção cotidiana pode contribuir para um erro grave.

Como a distração causada pelo celular aumenta os riscos no local de trabalho

Então, por que focar nos celulares? Porque um único dispositivo pequeno reúne várias distrações: chamadas, mensagens, redes sociais, notícias e notificações de aplicativos. Verificar o celular pode se tornar quase automático, mesmo quando não há motivo real para olhar. Mas o celular em si não é necessariamente o problema. Os profissionais da linha de frente podem precisar dele para receber instruções, realizar inspeções, elaborar relatórios, manter contato com colegas que trabalham sozinhos ou para comunicação de emergência. A verdadeira questão é quando, onde e como ele está sendo usado.

Exemplos de uso inadequado incluem:

• Ler uma mensagem enquanto caminha por um armazém
• Olhar para uma tela próxima a máquinas em movimento
• Fazer uma ligação enquanto dirige ou opera equipamentos móveis
• Tirar uma foto sem antes se colocar em uma posição segura
• Não perceber uma instrução verbal, um alarme ou uma mudança nas condições

Distração cognitiva: por que dar uma olhada no celular nunca leva apenas um segundo

É fácil pensar: “Só dei uma olhada por um segundo”. Mas verificar uma notificação força seu cérebro a mudar de um assunto para outro. Voltar à tarefa não significa que sua atenção total tenha retornado. Parte da sua mente pode ainda estar processando a mensagem, pensando em uma resposta ou tentando lembrar onde você parou. Isso às vezes é chamado de “resíduo de atenção”. Em termos simples, você precisa reconstruir o quadro: o que eu estava fazendo? O que mudou? O que vem a seguir?

Um estudo no ambiente de trabalho liderado por Gloria Mark torna isso muito concreto. Ele constatou que 81,9% das tarefas interrompidas foram retomadas no mesmo dia, mas as pessoas levaram, em média, 23 minutos e 15 segundos para voltar à tarefa original.⁽⁴⁾ Isso não significa que elas ficaram sem fazer nada por 23 minutos. Muitas vezes, elas passaram por duas outras tarefas antes de voltar, criando ainda mais alternâncias e mais chances de perder o fio da meada. Em trabalhos onde a segurança é fundamental, essa transição é importante. Uma verificação esquecida ou uma reação atrasada pode ser suficiente para interromper a sequência segura de uma tarefa.

Risco físico: telefones e ambientes de trabalho de alto risco

Em algumas tarefas, é preciso manter os olhos, as mãos e a atenção totalmente voltados para o que está fazendo. O uso do celular se torna especialmente perigoso quando alguém está:

• Dirigir a trabalho
• Operação de máquinas ou equipamentos móveis
• Trabalho em altura
• Manuseio de ferramentas ou materiais perigosos
• Circular por áreas compartilhadas por veículos e pedestres
• Trabalhar próximo a sistemas em operação, cargas suspensas ou equipamentos pesados

Dirigir é o exemplo mais claro. O NIOSH recomenda que os empregadores proíbam todo o uso do celular, inclusive no modo viva-voz, enquanto os funcionários dirigem veículos da empresa. Também aconselha os funcionários a encostarem em um local seguro antes de consultar rotas, enviar mensagens de texto ou fazer uma ligação.^{(7) O} Health and Safety Executive do Reino Unido também alerta que as chamadas no modo viva-voz podem aumentar o risco de colisão.⁽⁸⁾

Como as organizações podem reduzir as distrações no trabalho

Ninguém consegue manter a concentração total durante todo um turno. Essa não é uma meta realista. Uma abordagem melhor é identificar os momentos em que a distração pode causar sérios danos e, então, organizar o trabalho e criar hábitos que protejam a atenção quando ela for mais importante.

Comece com esta lista de verificação para reduzir as distrações no local de trabalho:

• Identifique tarefas e locais em que uma perda de atenção possa causar danos.
• Revise as regras de uso do celular com os funcionários.
• Crie áreas claramente sinalizadas onde o uso de celulares seja proibido, quando for o caso.
• Ofereça locais seguros ou horários específicos para a comunicação essencial.
• Reduza alertas, mensagens e alarmes conflitantes desnecessários.
• Treine os supervisores para que deem o exemplo do comportamento esperado.
• Inclua a distração nas reuniões informativas e nas avaliações de risco das tarefas.
• Incentive a comunicação de quase acidentes relacionados à distração.
• Analise os dados de incidentes para identificar padrões de interrupção, fadiga e alternância entre tarefas.
• Reforce os hábitos de segurança regularmente, não apenas após um incidente.

E não se limite a observar apenas os celulares pessoais dos funcionários. As organizações também geram distrações. A proibição do uso de celulares não resolverá problemas como prioridades pouco claras, tráfego excessivo de comunicações via rádio, mensagens enviadas em momentos inadequados ou supervisores que interrompem as pessoas durante tarefas críticas.

Estabeleça uma política clara sobre o uso de celulares para as equipes de atendimento ao público

“Usar os celulares com responsabilidade” parece razoável, mas o que isso realmente significa durante um turno agitado? Uma política útil sobre o uso de celulares precisa ser específica o suficiente para orientar uma decisão concreta. Ela deve explicar:

• Quando é permitido usar telefones pessoais e de trabalho
• Quais tarefas e áreas exigem que os celulares sejam guardados?
• Onde os trabalhadores podem parar com segurança para verificar um equipamento
• Como será tratada a comunicação em situações de emergência e com trabalhadores isolados
• As regras para dirigir e operar máquinas
• Como os supervisores devem reagir ao uso impróprio
• Como as regras se aplicam a prestadores de serviços e visitantes

As regras também precisam valer para os dois lados. Se os gerentes ligarem para as pessoas enquanto elas estiverem dirigindo ou esperarem respostas imediatas durante tarefas críticas, a política perderá rapidamente a credibilidade.

Use a tecnologia para reforçar hábitos seguros, e não apenas para restringir o uso dos celulares

Falar sobre aprendizagem móvel logo após alertar sobre as distrações causadas pelo celular pode parecer um pouco contraditório. Mas a diferença está em quando e como o celular é usado. Ele representa um risco quando desvia a atenção de uma tarefa essencial para a segurança. Quando usado antes de um turno, durante um treinamento planejado ou em uma área segura de descanso, ele pode auxiliar na aprendizagem e reforçar hábitos mais seguros.

Atividades curtas de aprendizagem e lembretes de segurança devem sempre ser apresentados em momentos seguros e adequados. Os trabalhadores nunca devem ser incentivados a interagir com um dispositivo enquanto caminham, dirigem ou realizam uma tarefa crítica.

Por que hábitos mais seguros são mais importantes do que um treinamento pontual em segurança

A integração e o treinamento anual podem explicar as regras. Mas será que alguém vai se lembrar daquele slide seis meses depois, no meio de um turno agitado? A distração costuma ser um hábito. As pessoas pegam o celular sem decidir conscientemente fazê-lo, porque já repetiram essa ação milhares de vezes. É improvável que uma única apresentação mude um padrão tão arraigado. As pessoas precisam de oportunidades regulares para perceber o risco, praticar uma resposta mais segura e relacioná-la ao seu trabalho diário.

Da conformidade ao reflexo: o objetivo do treinamento moderno em segurança

Saber que é proibido usar celulares perto de máquinas é uma coisa. Dirigir-se automaticamente para uma área segura antes de verificar o celular é outra. É nessa lacuna entre saber e fazer que os hábitos fazem a diferença. A reação precisa ser simples o suficiente para ser aplicada naquele momento: perceba a vontade de verificar, faça uma pausa, vá para um local seguro e só então use o aparelho.

A mesma ideia se aplica às distrações que não podemos simplesmente eliminar. Quando as pessoas aprendem a perceber que a pressa, o cansaço ou a frustração estão afetando sua atenção, elas têm a chance de tomar alguma atitude antes que ocorra um erro.

O papel da microaprendizagem e do reforço diário

É aí que a microaprendizagem pode ajudar. Ela transforma um tema em atividades curtas e focadas, que as pessoas revisitam ao longo do tempo. Em vez de simplesmente dizer “evite distrações”, uma atividade pode pedir que alguém identifique o local mais seguro para atender uma ligação ou reflita sobre uma ocasião em que uma interrupção fez com que ele ou ela deixasse de seguir uma etapa. Isso não substitui a avaliação de riscos, os sistemas de trabalho seguros nem a supervisão. Ajuda as pessoas a colocarem esses controles em prática de forma mais consistente.

Como o YOUFactors ajuda as equipes a transformar a conscientização sobre segurança em ações diárias

É exatamente para isso que o YOUFactors foi desenvolvido. Entre as sessões de treinamento formais, o aplicativo utiliza aprendizagem gamificada, módulos curtos, estímulos comportamentais e atividades práticas para manter ativas as habilidades relacionadas aos fatores humanos e à segurança. As pessoas aprendem a reconhecer estados que podem aumentar a chance de erros críticos, incluindo pressa, frustração, fadiga e complacência, e, em seguida, praticam maneiras simples de lidar com eles em situações do dia a dia.

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