Ablenkungen am Arbeitsplatz: Häufige Ursachen, Sicherheitsrisiken und Möglichkeiten zur Vermeidung

Wir sprechen oft von Ablenkungen am Arbeitsplatz als einem Produktivitätsproblem. Jemand liest eine Nachricht, verliert den Fokus und braucht länger, um eine Aufgabe zu erledigen. Doch in einem Lager, an einem Fließband oder hinter dem Steuer können die Folgen weitaus schwerwiegender sein. Schon wenige Sekunden Unaufmerksamkeit können dazu führen, dass man ein Warnsignal übersieht, in die Fahrbahn eines Fahrzeugs tritt oder nicht bemerkt, dass sich die Umstände geändert haben.

Handys sind ein offensichtliches Problem, aber sie sind nur ein Teil des Ganzen. E-Mails, Chat-Benachrichtigungen, Lärm, Unterbrechungen, Müdigkeit, Stress und Multitasking können die Aufmerksamkeit von der Arbeit ablenken. Was sind also die häufigsten Ablenkungen, warum sind sie für die Sicherheit von Bedeutung und was können Unternehmen dagegen tun?

Was sind die häufigsten Ablenkungen am Arbeitsplatz?

Überlegen Sie einmal, wie oft Ihre Aufmerksamkeit an einem normalen Arbeitstag abgelenkt wird. Manchmal ist die Ablenkung offensichtlich, etwa durch einen Anruf oder einen Kollegen, der eine Frage stellt. Manchmal geht sie von innen aus, etwa durch Müdigkeit, Frustration oder Sorgen um etwas außerhalb der Arbeit. Häufige Beispiele hierfür sind:

• Smartphones, Anrufe und Benachrichtigungen
• Soziale Medien und privates Surfen
• E-Mails, Messaging-Dienste und Chat-Apps
• Lärm, Alarmsignale und Aktivitäten in der Umgebung
• Unterbrechungen durch Kollegen und unnötige Besprechungen
• Der Versuch, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu erledigen
• Müdigkeit, Stress und Zeitdruck
• Schlecht gestaltete Arbeitsbereiche oder unklare Arbeitsabläufe

Natürlich sind die Folgen nicht in jedem Beruf gleich. Ein unerwartetes Gespräch kann lediglich die Erledigung einer Büroaufgabe verzögern. Wenn es jedoch geschieht, während jemand Geräte isoliert, einen Gabelstapler fährt oder in der Höhe arbeitet, kann dieselbe Unterbrechung eine unmittelbare Gefahr darstellen.

Ablenkungen am Arbeitsplatz sind offensichtlich weit verbreitet, auch wenn sich die meisten verfügbaren Daten eher auf die Produktivität als auf die Sicherheit konzentrieren. In einer US-Umfrage aus dem Jahr 2024 gaben 80 % der Beschäftigten an, dass sie keine Stunde ohne Ablenkung auskommen könnten, während 59 % alle 30 Minuten oder häufiger unterbrochen wurden. Eine weitere Umfrage ergab, dass Arbeitgeber Handys und das Schreiben von SMS als die größten Produktivitätskiller betrachteten, gefolgt von der Internetnutzung, Klatsch und sozialen Medien.^(1),(2)

Natürlich handelt es sich hierbei um die Sichtweise der Arbeitgeber hinsichtlich Produktivitätsverlusten. Sie beweisen nicht, dass Mobiltelefone an jedem Arbeitsplatz die Hauptursache für Sicherheitsvorfälle sind. Welche Ablenkungen am schwerwiegendsten sind, hängt von der jeweiligen Aufgabe, dem Umfeld und den Personen ab, die die Arbeit ausführen.

Warum Ablenkungen am Arbeitsplatz ein Sicherheitsrisiko darstellen und nicht nur ein Produktivitätsproblem sind

Unsere Aufmerksamkeit ist begrenzt. Wenn ein Teil davon durch eine Benachrichtigung, ein Gespräch oder eine Sorge abgelenkt wird, bleibt weniger für die Aufgabe, die gerade vor uns liegt. Das spielt in jeder Rolle eine Rolle, doch die Folgen können ganz anders ausfallen, wenn es sich um risikoreiche Arbeit handelt.

Ablenkung kann sich auswirken auf:

• Gefahrenerkennung auf einer Baustelle
• Maschinenbetrieb und Qualitätskontrollen in der Fertigung
• Aufmerksamkeit gegenüber Fußgängern in Lagerhäusern und Logistikzentren
• Fahrzeugsteuerung im Transportwesen
• Kommunikation während Wartungsarbeiten oder bei der Energieabschaltung
• Medikamentenkontrollen und Patientenüberwachung im Gesundheitswesen

Und es ist nicht immer die abgelenkte Person, die die Konsequenzen zu tragen hat. Ein kurzer Aufmerksamkeitsverlust kann auch Kollegen, Auftragnehmer, Patienten, Verkehrsteilnehmer oder Mitglieder der Öffentlichkeit gefährden. Die Gesundheitsforschung liefert hierfür ein gutes Beispiel. In einer Beobachtungsstudie mit 98 Pflegekräften, die in zwei australischen Krankenhäusern Medikamente verabreichten, ging jede Unterbrechung mit einem Anstieg der Verfahrensfehler um 12,1 % und einem Anstieg der klinischen Fehler um 12,7 % einher.^{(3) Diese} Zahlen beziehen sich speziell auf die Verabreichung von Medikamenten und lassen sich daher nicht auf jeden Arbeitsplatz übertragen. Sie zeigen jedoch, was passieren kann, wenn eine Aufgabe von Aufmerksamkeit, Genauigkeit und der richtigen Reihenfolge der Schritte abhängt.

Auch Ablenkung tritt selten von allein auf. Kommen dann noch Hektik, Müdigkeit, Frustration oder Selbstgefälligkeit hinzu, steigt das Risiko. So kann eine alltägliche Störung zu einem schwerwiegenden Fehler beitragen.

Wie die Ablenkung durch Mobiltelefone das Risiko am Arbeitsplatz erhöht

Warum also den Fokus auf Mobiltelefone legen? Weil ein einziges kleines Gerät mehrere Ablenkungsquellen in sich vereint: Anrufe, Nachrichten, soziale Medien, Nachrichten und App-Benachrichtigungen. Das Nachsehen kann fast schon automatisch werden, selbst wenn es keinen wirklichen Grund dafür gibt. Doch das Telefon selbst ist nicht unbedingt das Problem. Mitarbeiter im Außendienst benötigen es möglicherweise für Anweisungen, Inspektionen, Berichterstattung, den Kontakt zu allein arbeitenden Kollegen oder die Notfallkommunikation. Die eigentliche Frage ist, wann, wo und wie es genutzt wird.

Beispiele für unsichere Verwendung sind unter anderem:

• Eine Nachricht lesen, während man durch ein Lagerhaus geht
• Auf einen Bildschirm in der Nähe von laufenden Maschinen schauen
• Telefonieren während der Fahrt oder beim Bedienen mobiler Geräte
• Ein Foto machen, ohne sich zuvor an einen sicheren Ort zu begeben
• Eine mündliche Anweisung, einen Alarm oder eine Änderung der Bedingungen übersehen

Kognitive Ablenkung: Warum ein Blick aufs Handy nie nur eine Sekunde dauert

Man denkt leicht: „Ich habe nur kurz hingeschaut.“ Doch schon das Überprüfen einer Benachrichtigung zwingt das Gehirn dazu, von einem Thema zum anderen zu wechseln. Wenn man sich wieder der Aufgabe zuwendet, bedeutet das nicht, dass die volle Aufmerksamkeit bereits zurückgekehrt ist. Ein Teil des Bewusstseins ist möglicherweise noch damit beschäftigt, die Nachricht zu verarbeiten, über eine Antwort nachzudenken oder sich zu erinnern, wo man aufgehört hat. Dies wird manchmal als „Aufmerksamkeitsrest“ bezeichnet. Einfach ausgedrückt: Man muss sich das Gesamtbild erst wieder zusammenreimen: Was habe ich gerade gemacht? Was hat sich verändert? Was kommt als Nächstes?

Eine von Gloria Mark geleitete Studie am Arbeitsplatz verdeutlicht dies sehr anschaulich. Sie ergab, dass 81,9 % der unterbrochenen Aufgaben noch am selben Tag wieder aufgenommen wurden, die Mitarbeiter jedoch durchschnittlich 23 Minuten und 15 Sekunden brauchten, um zur ursprünglichen Aufgabe zurückzukehren.⁽⁴⁾ Das bedeutet nicht, dass sie 23 Minuten lang nichts taten. Oft erledigten sie zwei andere Aufgaben, bevor sie zurückkehrten, was zu noch mehr Aufgabenwechseln und einer höheren Wahrscheinlichkeit führte, den Überblick darüber zu verlieren, wo sie gerade standen. Bei sicherheitskritischen Arbeiten ist dieser Übergang entscheidend. Eine versäumte Überprüfung oder eine verzögerte Reaktion kann bereits ausreichen, um den sicheren Ablauf einer Aufgabe zu unterbrechen.

Physische Risiken: Mobiltelefone und risikoreiche Arbeitsumgebungen

Bei manchen Tätigkeiten müssen Augen, Hände und Kopf voll und ganz auf die Arbeit konzentriert sein. Die Nutzung des Handys wird besonders gefährlich, wenn jemand:

• Beruflich mit dem Auto unterwegs
• Bedienung von Maschinen oder mobilen Geräten
• Arbeiten in der Höhe
• Umgang mit Werkzeugen oder Gefahrstoffen
• Sich in Bereichen bewegen, die von Fahrzeugen und Fußgängern gemeinsam genutzt werden
• Arbeiten in der Nähe von in Betrieb befindlichen Anlagen, hängenden Lasten oder schweren Maschinen

Das Autofahren ist das deutlichste Beispiel dafür. Das NIOSH empfiehlt Arbeitgebern, jegliche Handynutzung – einschließlich der Nutzung von Freisprecheinrichtungen – zu verbieten, während Mitarbeiter Firmenfahrzeuge fahren. Außerdem rät es den Mitarbeitern, an einem sicheren Ort anzuhalten, bevor sie eine Wegbeschreibung nachschlagen, eine SMS schreiben oder einen Anruf tätigen.⁽⁷⁾ Auch ^die britische Arbeitsschutzbehörde (Health and Safety Executive) warnt davor, dass Telefonate über Freisprecheinrichtungen das Unfallrisiko erhöhen können.⁽⁸⁾

Wie Unternehmen Ablenkungen am Arbeitsplatz reduzieren können

Niemand kann während einer gesamten Schicht durchgehend vollkommen konzentriert bleiben. Das ist kein realistisches Ziel. Ein besserer Ansatz besteht darin, die Momente zu erkennen, in denen Ablenkung ernsthafte Schäden verursachen könnte, und dann die Arbeit so zu organisieren und Gewohnheiten zu entwickeln, die die Aufmerksamkeit in den entscheidenden Momenten sichern.

Beginnen Sie mit dieser Checkliste zur Reduzierung von Ablenkungen am Arbeitsplatz:

• Ermitteln Sie Aufgaben und Orte, an denen ein Aufmerksamkeitsverlust zu Schäden führen könnte.
• Besprechen Sie die Regeln zur Handynutzung mit den Mitarbeitern, die die Arbeit ausführen.
• Richten Sie gegebenenfalls deutlich gekennzeichnete handyfreie Zonen ein.
• Sorgen Sie für sichere Orte oder festgelegte Zeiten für wichtige Gespräche.
• Reduzieren Sie unnötige Warnmeldungen, Benachrichtigungen und sich überschneidende Alarme.
• Schulen Sie die Zugbegleiter darin, das erwartete Verhalten vorzuleben.
• Beziehen Sie Ablenkungen in Besprechungen und bei der Risikobewertung von Aufgaben mit ein.
• Ermutigen Sie zur Meldung von Beinaheunfällen, die auf Ablenkung zurückzuführen sind.
• Überprüfen Sie die Vorfalldaten hinsichtlich Unterbrechungen, Ermüdungserscheinungen und Muster beim Aufgabenwechsel.
• Verankern Sie sichere Verhaltensweisen regelmäßig, nicht erst nach einem Vorfall.

Und man sollte nicht nur die privaten Handys der Mitarbeiter im Blick haben. Auch Unternehmen selbst sorgen für Ablenkungen. Ein Handyverbot löst keine Probleme wie unklare Prioritäten, übermäßigen Funkverkehr, unpassend getimte Nachrichten oder Vorgesetzte, die Mitarbeiter bei wichtigen Aufgaben unterbrechen.

Legen Sie klare Richtlinien für die Nutzung von Mobiltelefonen durch die Teams mit Kundenkontakt fest

„Verantwortungsbewusster Umgang mit Mobiltelefonen“ klingt vernünftig, aber was bedeutet das eigentlich in einer hektischen Schicht? Eine sinnvolle Richtlinie zum Umgang mit Mobiltelefonen muss konkret genug sein, um als Leitfaden für konkrete Entscheidungen zu dienen. Sie sollte Folgendes erläutern:

• Wann private und dienstliche Telefone genutzt werden dürfen
• Bei welchen Aufgaben und in welchen Bereichen müssen Mobiltelefone weggeräumt werden?
• An einer Stelle, an der die Mitarbeiter sicher anhalten können, um ein Gerät zu überprüfen
• Wie die Kommunikation in Notfällen und bei allein arbeitenden Mitarbeitern geregelt wird
• Die Vorschriften für das Führen von Fahrzeugen und den Betrieb von Maschinen
• Wie Vorgesetzte auf unsichere Nutzung reagieren sollten
• Wie die Regeln für Auftragnehmer und Besucher gelten

Die Regeln müssen auch in beide Richtungen gelten. Wenn Führungskräfte Mitarbeiter während der Fahrt anrufen oder bei wichtigen Aufgaben sofortige Antworten erwarten, verliert die Richtlinie schnell an Glaubwürdigkeit.

Nutzen Sie Technologie, um sichere Gewohnheiten zu fördern, und nicht nur, um die Handynutzung einzuschränken

Es mag etwas widersprüchlich klingen, über mobiles Lernen zu sprechen, kurz nachdem man vor Ablenkungen durch das Handy gewarnt hat. Der Unterschied liegt jedoch darin, wann und wie das Handy genutzt wird. Es stellt ein Risiko dar, wenn es die Aufmerksamkeit von einer sicherheitskritischen Aufgabe ablenkt. Wird es jedoch vor einer Schicht, während einer geplanten Schulung oder in einem sicheren Pausenbereich genutzt, kann es das Lernen unterstützen und sicherere Verhaltensweisen festigen.

Kurze Lernaktivitäten und Sicherheitshinweise sollten stets zu sicheren, geeigneten Zeitpunkten vermittelt werden. Mitarbeiter sollten niemals dazu angehalten werden, während des Gehens, Fahrens oder der Ausführung einer kritischen Aufgabe mit einem Gerät zu interagieren.

Warum sicherere Gewohnheiten wichtiger sind als einmalige Sicherheitsschulungen

Bei der Einarbeitung und in jährlichen Schulungen können die Regeln zwar erklärt werden. Aber wird sich jemand sechs Monate später, mitten in einer hektischen Schicht, noch an diese Folie erinnern? Ablenkung ist oft eine Gewohnheit. Menschen greifen nach ihrem Handy, ohne sich bewusst dafür zu entscheiden, weil sie diese Handlung schon tausende Male wiederholt haben. Es ist unwahrscheinlich, dass eine einzige Präsentation ein so fest verankertes Verhaltensmuster ändern kann. Die Menschen brauchen regelmäßige Gelegenheiten, um das Risiko wahrzunehmen, eine sicherere Reaktion einzustudieren und diese mit ihrer täglichen Arbeit zu verknüpfen.

Von der bloßen Einhaltung von Vorschriften zum Reflex: Das Ziel moderner Sicherheitsschulungen

Zu wissen, dass Handys in der Nähe von Maschinen verboten sind, ist eine Sache. Automatisch einen sicheren Bereich aufzusuchen, bevor man sein Handy überprüft, ist eine andere. Genau in dieser Lücke zwischen Wissen und Handeln kommen Gewohnheiten ins Spiel. Die Reaktion muss einfach genug sein, um sie im Moment umsetzen zu können: Den Drang, das Handy zu überprüfen, wahrnehmen, innehalten, sich an einen sicheren Ort begeben und erst dann das Gerät benutzen.

Das Gleiche gilt für Ablenkungen, die wir nicht einfach beseitigen können. Wenn Menschen lernen, zu erkennen, dass Eile, Müdigkeit oder Frustration ihre Aufmerksamkeit beeinträchtigen, haben sie die Möglichkeit, etwas zu unternehmen, bevor ein Fehler passiert.

Die Rolle von Mikro-Lernen und täglicher Vertiefung

Hier kann Mikro-Lernen helfen. Es gliedert ein Thema in kurze, zielgerichtete Aktivitäten auf, auf die die Teilnehmer im Laufe der Zeit immer wieder zurückkommen. Anstatt einfach nur zu sagen „Vermeiden Sie Ablenkungen“, könnte eine Aktivität beispielsweise dazu auffordern, den sichersten Ort für die Annahme eines Anrufs zu bestimmen oder sich an eine Situation zu erinnern, in der eine Unterbrechung dazu geführt hat, dass ein Arbeitsschritt übersehen wurde. Es ersetzt weder die Risikobewertung noch sichere Arbeitssysteme oder die Aufsicht. Es hilft den Mitarbeitern jedoch dabei, diese Kontrollmaßnahmen konsequenter in die Praxis umzusetzen.

Wie YOUFactors Teams dabei unterstützt, Sicherheitsbewusstsein in tägliches Handeln umzusetzen

Genau dafür wurde YOUFactors entwickelt. Zwischen den formellen Schulungen nutzt die App spielerisches Lernen, kurze Module, Verhaltensanreize und praktische Übungen, um die Kenntnisse zu menschlichen Faktoren und Sicherheitskompetenzen aufrechtzuerhalten. Die Nutzer lernen, Zustände zu erkennen, die das Risiko kritischer Fehler erhöhen können – darunter Eile, Frustration, Müdigkeit und Selbstgefälligkeit –, und üben dann einfache Methoden, um in alltäglichen Situationen damit umzugehen.

Erfahren Sie, wie YOUFactors Teams an vorderster Front dabei unterstützt, durch Mikro-Lernen und Verhaltensanreize sicherere Gewohnheiten zu entwickeln.