Distrazioni sul lavoro: cause comuni, rischi per la sicurezza e come ridurle

Spesso parliamo delle distrazioni sul lavoro come di un problema di produttività. Qualcuno controlla un messaggio, perde la concentrazione e impiega più tempo a portare a termine un compito. Ma in un magazzino, su una linea di produzione o al volante, le conseguenze possono essere ben più gravi. Pochi secondi di disattenzione possono significare non cogliere un segnale di avvertimento, intromettersi nella traiettoria di un veicolo o non accorgersi che le condizioni sono cambiate.

I telefoni sono ovviamente motivo di preoccupazione, ma rappresentano solo una parte del quadro generale. E-mail, notifiche delle chat, rumori, interruzioni, stanchezza, stress e multitasking possono tutti distogliere l’attenzione dal lavoro. Quali sono quindi le distrazioni più comuni, perché sono importanti per la sicurezza e cosa possono fare le organizzazioni per affrontarle?

Quali sono le distrazioni più comuni sul posto di lavoro?

Pensa a quante volte la tua attenzione viene distolta durante una normale giornata lavorativa. A volte la distrazione è evidente, come la suoneria del telefono o un collega che ti fa una domanda. Altre volte proviene dall’interno, come la stanchezza, la frustrazione o la preoccupazione per qualcosa che non riguarda il lavoro. Alcuni esempi comuni sono:

• Smartphone, chiamate e notifiche
• Social media e navigazione personale
• E-mail, strumenti di messaggistica e app di chat
• Rumore, allarmi e attività nell'area circostante
• Interruzioni da parte dei colleghi e riunioni superflue
• Cercare di portare a termine diverse attività contemporaneamente
• Stanchezza, stress e pressione dei tempi
• Aree di lavoro progettate in modo inadeguato o flussi di lavoro poco chiari

Ovviamente, le conseguenze non sono le stesse in ogni tipo di lavoro. Una conversazione inaspettata può semplicemente rallentare lo svolgimento di un’attività d’ufficio. Ma se ciò accade mentre qualcuno sta isolando un’apparecchiatura, è alla guida di un carrello elevatore o sta lavorando in quota, quella stessa interruzione può creare un pericolo immediato.

Le distrazioni sul posto di lavoro sono chiaramente molto diffuse, anche se la maggior parte dei dati disponibili si concentra sulla produttività piuttosto che sulla sicurezza. In un sondaggio condotto negli Stati Uniti nel 2024, l’80% dei dipendenti ha dichiarato di non riuscire a passare un’ora senza essere distratto, mentre il 59% subiva interruzioni ogni 30 minuti o meno. Un altro sondaggio ha rilevato che i datori di lavoro consideravano i telefoni e l’invio di messaggi di testo i principali fattori che compromettono la produttività, seguiti dall’uso di Internet, dai pettegolezzi e dai social media.^(1),(2)

Naturalmente, si tratta delle opinioni dei datori di lavoro riguardo alla perdita di produttività. Ciò non dimostra che i telefoni siano la causa principale degli incidenti sul lavoro in ogni ambiente lavorativo. Le distrazioni più rilevanti dipenderanno dall’attività svolta, dall’ambiente e dalle persone che svolgono il lavoro.

Perché le distrazioni sul posto di lavoro rappresentano un problema di sicurezza, non solo di produttività

La nostra capacità di attenzione in un dato momento è limitata. Se una parte di essa viene distolta da una notifica, una conversazione o una preoccupazione, ne rimane meno per il lavoro che abbiamo davanti. Questo è importante in qualsiasi ruolo, ma le conseguenze possono essere molto diverse quando il lavoro è ad alto rischio.

La distrazione può influire su:

• Riconoscimento dei pericoli in un cantiere edile
• Funzionamento delle macchine e controlli di qualità nella produzione
• Attenzione ai pedoni nei magazzini e nei centri logistici
• Controllo dei veicoli nel settore dei trasporti
• Comunicazione durante gli interventi di manutenzione o di disconnessione dall'alimentazione
• Controlli dei farmaci e monitoraggio dei pazienti nel settore sanitario

E non è sempre la persona distratta a subire le conseguenze. Un breve calo di attenzione può mettere a rischio anche colleghi, collaboratori esterni, pazienti, utenti della strada o cittadini. La ricerca in ambito sanitario ci offre un ottimo esempio. In uno studio osservazionale condotto su 98 infermieri impegnati nella somministrazione di farmaci in due ospedali australiani, ogni interruzione è stata associata a un aumento del 12,1% degli errori procedurali e del 12,7% degli errori clinici.^{(3) Queste} cifre si riferiscono specificatamente alla somministrazione di farmaci, pertanto non possono essere estese a ogni ambiente di lavoro. Tuttavia, dimostrano cosa può accadere quando un'attività richiede attenzione, precisione e il rispetto della corretta sequenza delle operazioni.

Inoltre, la distrazione raramente si verifica di per sé. Se a essa si aggiungono la fretta, la stanchezza, la frustrazione o l’autocompiacimento, il rischio aumenta. È così che un’interruzione di routine può contribuire a un errore grave.

In che modo la distrazione causata dal cellulare aumenta i rischi sul posto di lavoro

Allora perché concentrarsi sui telefoni cellulari? Perché un piccolo dispositivo riunisce diverse fonti di distrazione: chiamate, messaggi, social media, notizie e notifiche delle app. Controllarlo può diventare quasi un gesto automatico, anche quando non c’è un vero motivo per farlo. Ma il telefono in sé non è necessariamente il problema. Gli operatori in prima linea potrebbero averne bisogno per ricevere istruzioni, effettuare ispezioni, redigere rapporti, mantenere i contatti con i lavoratori isolati o comunicare in caso di emergenza. La vera domanda è: quando, dove e come viene utilizzato.

Tra gli esempi di uso non sicuro figurano:

• Leggere un messaggio mentre si cammina in un magazzino
• Guardare uno schermo in prossimità di macchinari in movimento
• Effettuare una chiamata mentre si guida o si utilizzano attrezzature mobili
• Scattare una fotografia senza essersi prima spostati in una posizione sicura
• Mancata percezione di un'istruzione verbale, di un allarme o di un cambiamento delle condizioni

Distrazione cognitiva: perché dare un’occhiata al telefono non richiede mai solo un secondo

È facile pensare: «Ho dato un’occhiata solo per un secondo». Ma controllare una notifica costringe il cervello a passare da un argomento all’altro. Tornare al compito che stavi svolgendo non significa che la tua attenzione sia tornata completamente. Una parte della tua mente potrebbe essere ancora impegnata a elaborare il messaggio, a pensare a una risposta o a cercare di ricordare dove ti eri fermato. Questo fenomeno viene talvolta definito “residuo di attenzione”. In parole semplici, devi ricostruire il quadro della situazione: cosa stavo facendo? Cosa è cambiato? Qual è il passo successivo?

Uno studio sul posto di lavoro condotto da Gloria Mark rende questo fenomeno molto concreto. È emerso che l’81,9% delle attività interrotte veniva ripreso lo stesso giorno, ma le persone impiegavano in media 23 minuti e 15 secondi per tornare all’attività originale.⁽⁴⁾ Ciò non significa che non abbiano fatto nulla per 23 minuti. Spesso passavano attraverso altre due attività prima di tornare, creando ancora più passaggi da un’attività all’altra e maggiori possibilità di perdere il filo di dove si erano fermati. Nei lavori in cui la sicurezza è fondamentale, questa transizione è importante. Una verifica tralasciata o una reazione ritardata possono essere sufficienti a interrompere la sequenza di sicurezza di un’attività.

Rischio fisico: telefoni e ambienti di lavoro ad alto rischio

Per alcune attività, è necessario che gli occhi, le mani e la mente siano tutti concentrati sul lavoro. L’uso del telefono diventa particolarmente pericoloso quando una persona:

• Guidare per motivi di lavoro
• Utilizzo di macchinari o attrezzature mobili
• Lavori in quota
• Manipolazione di utensili o materiali pericolosi
• Muoversi in aree condivise da veicoli e pedoni
• Lavorare in prossimità di impianti in funzione, carichi sospesi o attrezzature pesanti

La guida ne è l’esempio più lampante. Il NIOSH raccomanda ai datori di lavoro di vietare qualsiasi uso del telefono, compreso quello in vivavoce, mentre i lavoratori sono alla guida di veicoli aziendali. Consiglia inoltre ai lavoratori di accostare in un luogo sicuro prima di consultare le indicazioni stradali, inviare messaggi o effettuare una chiamata.⁽⁷⁾ Anche ^l’Health and Safety Executive ^del Regno Unito avverte che le chiamate in vivavoce possono aumentare il rischio di incidenti.⁽⁸⁾

Come le organizzazioni possono ridurre le distrazioni sul lavoro

Nessuno riesce a rimanere perfettamente concentrato per l’intera durata di un turno. Non è un obiettivo realistico. Un approccio migliore consiste nell’individuare i momenti in cui la distrazione potrebbe causare gravi danni, per poi organizzare il lavoro e sviluppare abitudini che proteggano l’attenzione proprio quando è più importante.

Inizia con questa lista di controllo per ridurre le distrazioni sul posto di lavoro:

• Individuare le attività e i luoghi in cui una perdita di attenzione potrebbe causare danni.
• Rivedere le regole sull'uso del telefono con i collaboratori.
• Creare, ove opportuno, aree chiaramente segnalate in cui è vietato l'uso del telefono.
• Prevedere luoghi sicuri o momenti prestabiliti per le comunicazioni essenziali.
• Ridurre gli avvisi, i messaggi e gli allarmi in conflitto non necessari.
• Formare i supervisori affinché diano l’esempio del comportamento atteso.
• Includere i fattori di distrazione nelle riunioni informative e nelle valutazioni dei rischi legati alle attività.
• Incoraggiare la segnalazione di incidenti sfiorati causati da distrazione.
• Esaminare i dati relativi agli incidenti per individuare modelli ricorrenti di interruzioni, affaticamento e alternanza di attività.
• Ribadite regolarmente le abitudini di sicurezza, non solo dopo un incidente.

E non limitatevi a considerare solo i telefoni personali dei dipendenti. Anche le organizzazioni sono fonte di distrazione. Il divieto di usare il telefono non risolverà il problema delle priorità poco chiare, dell’eccessivo traffico radio, dei messaggi inviati nel momento sbagliato o dei supervisori che interrompono i dipendenti mentre svolgono compiti critici.

Definire una politica chiara sull'uso dei cellulari per i team in prima linea

“Usare i telefoni in modo responsabile” sembra ragionevole, ma cosa significa in pratica durante un turno intenso? Una politica sull’uso dei telefoni cellulari efficace deve essere sufficientemente specifica da guidare una decisione concreta. Dovrebbe spiegare:

• Quando è consentito l'uso dei telefoni personali e di lavoro
• In quali attività e aree è necessario riporre i telefoni?
• Dove i lavoratori possono fermarsi in sicurezza per controllare un dispositivo
• Come verranno gestite le comunicazioni in caso di emergenza e per i lavoratori isolati
• Le norme relative alla guida e all'uso dei macchinari
• Come dovrebbero reagire i supervisori in caso di utilizzo non sicuro
• Come si applicano le norme agli appaltatori e ai visitatori

Le regole devono valere in entrambi i sensi. Se i dirigenti chiamano i dipendenti mentre questi sono alla guida o si aspettano risposte immediate durante lo svolgimento di attività critiche, la politica perderà rapidamente credibilità.

Utilizzate la tecnologia per rafforzare le abitudini sicure, non solo per limitare l’uso dei telefoni

Parlare di apprendimento mobile subito dopo aver messo in guardia dalle distrazioni causate dal telefono può sembrare un po’ contraddittorio. Ma la differenza sta nel momento e nel modo in cui il telefono viene utilizzato. Diventa un rischio quando distoglie l’attenzione da un’attività critica per la sicurezza. Se utilizzato prima di un turno, durante una formazione programmata o in un’area di pausa sicura, può favorire l’apprendimento e rafforzare abitudini più sicure.

Le brevi attività formative e i promemoria sulla sicurezza dovrebbero sempre essere proposti in momenti sicuri e opportuni. I lavoratori non dovrebbero mai essere incoraggiati a interagire con un dispositivo mentre camminano, guidano o svolgono un’attività critica.

Perché adottare abitudini più sicure è più importante di un corso di formazione sulla sicurezza una tantum

La formazione iniziale e quella annuale possono illustrare le regole. Ma qualcuno si ricorderà di quella diapositiva sei mesi dopo, nel bel mezzo di un turno frenetico? La distrazione è spesso un’abitudine. Le persone prendono il telefono senza decidere consapevolmente di farlo, perché hanno ripetuto quell’azione migliaia di volte. È improbabile che una sola presentazione riesca a modificare un modello così radicato. Le persone hanno bisogno di opportunità regolari per prendere coscienza del rischio, mettere in pratica una risposta più sicura e collegarla al proprio lavoro quotidiano.

Dalla conformità al riflesso: l'obiettivo della formazione moderna in materia di sicurezza

Una cosa è sapere che i telefoni sono vietati in prossimità dei macchinari; un’altra è recarsi automaticamente in un’area sicura prima di controllarne uno. È proprio in quel divario tra sapere e agire che le abitudini assumono importanza. La reazione deve essere abbastanza semplice da poter essere messa in pratica sul momento: rendersi conto dell’impulso di controllare il telefono, fermarsi un attimo, spostarsi in un luogo sicuro e solo allora utilizzare il dispositivo.

Lo stesso principio vale per le distrazioni che non possiamo semplicemente eliminare. Quando le persone imparano a rendersi conto che la fretta, la stanchezza o la frustrazione stanno influenzando la loro attenzione, hanno la possibilità di intervenire prima che si verifichi un errore.

Il ruolo del micro-apprendimento e del consolidamento quotidiano

È qui che il micro-learning può essere d’aiuto. Trasforma un argomento in attività brevi e mirate che le persone possono ripassare nel tempo. Anziché limitarsi a dire “evita le distrazioni”, un’attività potrebbe chiedere a qualcuno di individuare il luogo più sicuro in cui rispondere a una chiamata o di riflettere su un’occasione in cui un’interruzione gli ha fatto saltare un passaggio. Non sostituisce la valutazione dei rischi, i sistemi di lavoro sicuri o la supervisione, ma aiuta le persone a mettere in pratica tali misure di controllo in modo più coerente.

In che modo YOUFactors aiuta i team a trasformare la consapevolezza in materia di sicurezza in azioni concrete quotidiane

È proprio questo l’obiettivo di YOUFactors. Tra una sessione di formazione formale e l’altra, l’app utilizza l’apprendimento ludico, brevi moduli, stimoli comportamentali e attività pratiche per mantenere attive le competenze relative ai fattori umani e alla sicurezza. Le persone imparano a riconoscere gli stati che possono aumentare il rischio di errori critici, tra cui la fretta, la frustrazione, la stanchezza e il compiacimento, per poi mettere in pratica semplici strategie per gestirli nelle situazioni quotidiane.

Scopri come YOUFactors aiuta i team in prima linea a sviluppare abitudini più sicure attraverso il micro-apprendimento e gli stimoli comportamentali.